星期五, 4月 27, 2007

如何決定資料庫的採購


   這一期的 ResourceShelf Newsletter 308,提到了一篇由Laurie A. Prange 在2006年寫的一篇短文, 如何決定資料庫的採購 (How to make decisions regarding database subscriptions),Laurie提到,要如何替圖書館決定資料庫的採購,她會問自己十個問題,茲簡述如下,供大家參考。
   1.廠商是否會提供試用?若無試用,她通常不建議採購。
   2.對此採購投資的回饋為何?若資料庫雖然昂貴,但是使用率高,她會覺得錢花的有價值。
   3.廠商提供何種支援服務?她沒有時間去閱讀那些操作手冊,及作導覽,若廠商在採購資料庫外還可提供這些支援的服務,她就滿願意考慮採購。
   4.採購該資料庫對自己的機構有何影響?即使平均每次訪問資料庫的成本(Cost Per Visit)很高,她們也願意多花一點錢,來幫助她們學校deliver important programming, be certified, or have courses as universitytransferable。
   5.此產品是否方便使用?她先不管內容如何,若連館員都難以上手操作,那何況其他人,她們最近就停訂一個連該領域教授都不會用的資料庫,雖然該資料庫看起來是滿重要的。
   6.長期訂購的成本為何?資料庫若能持續更新,可以考慮每年訂購,但是若是不更新的資料庫,建議用買斷的方式也不要被他超低的年費給騙了。
   7.管理資料庫及它採購方式的容易程度?沒有什麼比那些所謂的永久連結(persistent links)能讓她瘋狂的,因為它的連結根本不是永久有效,更瘋狂的是她還曾遇過一間廠商給圖書館斷線後,還問為什麼圖書館要付錢給她們以讓圖書館繼續連線使用該資料庫,廠商難道不知道館員的工作量都很大嘛?為什麼不讓採購流程簡單一點。
   8.與同事方享資訊的便利程度?曾有一間軟體廠商會保留彼此聯絡的紀錄,以及"key"或是 "licensing agreement",這讓她很喜歡這間廠商。
   9.客戶要的是什麼?其實這是她第一個考量的,但其實預算有限,而且有時候客戶不知道她們要的是什麼,例如要是全買全文資料庫,預算肯定不夠,有些就必須買索摘版,而學生可以透過館際互借取得全文,但若是對全文的需求越來越高,那就表示得買全文的版本。
   10.讀者是否可方便的申請館際互借?近幾年來,Laurie她們館透過聯盟採購的一些資料庫,都有提供一個功能叫”GODOT”,它可以同時搜尋其他資料庫看是否有提供全文,若是館內無此文章,系統可以讓學生在線上就提出館際互借的需求。

   後記:Laurie表示,平均每次訪問資料庫的成本(Cost Per Visit)其實是種誤導,它其實是cost-per-search, cost-per-viewing-abstracts, and cost-per-viewing-full-text articles.的綜合概念。

   從以上Laurie的一些心得可以發現,其實對館員來說,廠商的配合程度與提供的服務,其實與產品的內容本身一樣重要,不過這畢竟是她個人的心得,不知道台灣的館員,是否在資料庫的採購上有其他的考量?